Het is een veel gestelde vraag: hoe lang administratie bewaren? Er zijn verschillende meningen, maar één ding is duidelijk: u moet uw administratie minimaal 5 jaar bewaren. Dit geldt voor zowel fysieke documenten als digitale documenten. In deze blog leest u waarom u uw administratie 5 jaar moet bewaren en hoe u dit het beste kunt doen.

Waarom een ​​administratie bijhouden?

Hoe lang administratie bijhouden? Dit is een veel gestelde vraag. Het antwoord is niet eenduidig, omdat het van verschillende factoren afhangt. In dit artikel leest u waarom u uw administratie moet bewaren en hoe lang u deze moet bewaren. Veel ondernemers zijn vooral bezig met het runnen van hun bedrijf. Ze denken er niet over na hoe lang ze hun administratie moeten bewaren. Begrijpelijk, want een administratie bijhouden kost tijd en geld. Toch is het belangrijk om uw administratie bij te houden. Er zijn verschillende redenen waarom u uw administratie moet bewaren: -Uw administratie is het bewijs van uw ondernemingsactiviteiten. Bij een controle door de Belastingdienst moet u aantonen hoeveel inkomsten u heeft gegenereerd en welke kosten u heeft gemaakt. Als u uw gegevens niet kunt overleggen, kan de Belastingdienst ervan uitgaan dat u minder inkomen heeft dan u had en u een boete opleggen. -Uw administratie geeft inzicht in de prestaties van uw onderneming. Door een administratie bij te houden, kunt u zien hoe uw bedrijf in het verleden heeft gepresteerd. Zo krijgt u inzicht in welke activiteiten winstgevend zijn en welke niet. Op basis van deze informatie kunt u beslissen welke activiteiten u in de toekomst wilt uitvoeren. -Uw administratie is nodig voor het aanvragen van vergunningen en subsidies. Als u bijvoorbeeld een vergunning wilt aanvragen voor het uitoefenen van een bedrijfsactiviteit, moet u aantonen dat u voldoet aan de eisen die daarvoor worden gesteld. Dit doet u via uw administratie. Hoe lang moet u uw administratie bewaren? D

Hoe lang moet u een administratie bewaren?

Administratie bijhouden Als ondernemer bent u zelf verantwoordelijk voor het bijhouden van uw administratie. Hoe lang u een administratie moet bewaren, hangt af van verschillende factoren. In dit artikel leest u hoe lang u een administratie moet bewaren en welke factoren daarbij een rol spelen. De eerste vraag die u zich moet stellen is of u de administratie fysiek of digitaal bijhoudt. Veel ondernemers kiezen ervoor om hun administratie digitaal op te slaan. Dit is een goede keuze omdat het gemakkelijk en veilig is. Een belangrijk voordeel van digitale opslag is dat u de administratie altijd bij de hand heeft. Bovendien kunt u uw administratie eenvoudig delen met anderen, zoals uw accountant. Kiest u ervoor om uw administratie digitaal op te slaan, bedenk dan welk bestandssysteem u gaat gebruiken. Er zijn veel verschillende bestandssystemen beschikbaar, dus u zult moeten uitzoeken welke het beste bij u past. Een populair bestandssysteem onder ondernemers is Dropbox. Dropbox is een cloudopslagservice waarmee je eenvoudig bestanden kunt opslaan, delen en synchroniseren. Naast het type administratie dat u bijhoudt, is ook de hoeveelheid administratie die u heeft bijgehouden een belangrijke factor. Als u een klein bedrijf heeft of niet veel gegevens heeft, kunt u ervoor kiezen om uw gegevens slechts een jaar of twee te bewaren. Heeft u een groot bedrijf of veel administratie, dan moet u uw administratie langer bewaren. Ook wetgeving is een belangrijke factor die bepaalt hoe lang u een administratie moet bewaren. In Nederland moet u bijvoorbeeld uw financiële administratie minimaal zeven jaar bewaren. Dit geldt ook voor belastingaangiften, contracten, offertes en dergelijke

Welke soorten administratie?

In boekhoudkundig verband wordt onder vastlegging verstaan ​​alle gegevens en bewijzen die betrekking hebben op een economische of financiële activiteit van een rechtspersoon, ongeacht of de gegevens en bewijzen fysiek of elektronisch zijn vastgelegd. Dit betekent dat een bedrijf een aantal wettelijk verplichte administratie moet voeren, maar ook dat het administratief vastleggen van andere werkzaamheden verstandig kan zijn. Een aantal voorbeelden van wettelijk verplichte administratie zijn: – Administratie voor de aangifte inkomstenbelasting – Administratie voor de aangifte omzetbelasting – Administratie voor de loonbelasting – Administratie in het kader van de sociale status Naast de wettelijk verplichte administratie zijn er ook een aantal soorten toediening die verstandig zijn. installeren, maar waarvoor geen wettelijke verplichting bestaat om dit te doen. Een voorbeeld hiervan is een klantenadministratie, waarin alle contactgegevens van klanten worden bijgehouden. Een ander voorbeeld is een projectadministratie, waarin alle gegevens en ondersteunende documenten over een project worden bijgehouden. De wettelijke bewaartermijn voor administratie is 5 jaar. Dit betekent dat alle gegevens en bewijzen die betrekking hebben op economische of financiële activiteiten van een rechtspersoon, ongeacht of de gegevens en bewijzen fysiek of elektronisch zijn vastgelegd, 5 jaar bewaard moeten worden. De wettelijke bewaartermijn kan in bepaalde gevallen worden verlengd of verkort. Voorbeelden hiervan zijn: – Indien er een geschil is met een wederpartij kan de bewaartermijn worden verlengd tot

Hoe houd je een administratie bij?

Als ondernemer bent u wettelijk verplicht uw administratie 4 jaar te bewaren. Dit geldt voor uw bankafschriften, facturen en belastingaangiften. Het is belangrijk om uw administratie bij te houden, want als uw Belastingdienst vragen heeft over uw aangifte, moet u de documenten kunnen overhandigen. Ook als uw bedrijf in de problemen komt, bijvoorbeeld door een faillissement, kan de rechtbank uw administratie opvragen. Uw administratie moet daarom veilig worden bewaard. Bewaar uw administratie op een plek waar u deze gemakkelijk kunt terugvinden. Een schoenendoos is dus niet de beste plek. Ook is het verstandig om uw administratie digitaal te houden, bijvoorbeeld door de facturen te scannen of de aangiften in te dienen via de app van de Belastingdienst. Zo ben je minder afhankelijk van papieren documenten en kun je deze makkelijker terugvinden en bewaren. Als u uw administratie veilig wilt bewaren, is het belangrijk dat u weet hoe u deze moet bewaren. De administratie moet 4 jaar bewaard worden, maar soms heeft u een oudere administratie nodig. Als u uw administratie voert op een manier die voldoet aan de eisen van de Belastingdienst, bent u dus verzekerd van een goede administratie en vindt u snel de documenten die u nodig heeft.

Gevolgtrekking

Er zijn geen vaste regels voor het bijhouden van gegevens. Het hangt ervan af wat voor soort administratie u heeft en wat voor soort bedrijf u voert. Sommige mensen bewaren hun dossier gewoon tot het vol is en gooien het dan weg. Anderen bewaren het een tijdje en gooien het daarna weg. In sommige gevallen moet u uw administratie een bepaalde tijd bewaren, bijvoorbeeld als u aangifte doet. In andere gevallen is het raadzaam uw administratie langer te bewaren, bijvoorbeeld als u een eigen bedrijf heeft of als u met gevaarlijke stoffen werkt. Het is altijd verstandig om een ​​back-up te maken van uw administratie, zodat uw gegevens niet verloren gaan als uw computer kapot gaat of als uw administratie kwijtraakt. Tot slot moet u bedenken hoe lang u de administratie wilt bewaren. Dit is afhankelijk van het type administratie en het soort bedrijf dat u voert. Het is altijd verstandig om een ​​back-up te maken van uw administratie.

Tot slot moeten er een aantal zaken worden bewaard voor de Belastingdienst. Zo moeten er aangiften bewaard worden van de afgelopen 5 jaar, jaarverslagen, facturen en belastingaangiften. Ook voor de legale kopieën van contracten moet een dossier worden aangelegd. Voor de rest is er geen wettelijke bewaartermijn, maar het is wel aan te raden om alles van de laatste 3 jaar te bewaren.